Как сделать подпись в Аутлуке, как создать подпись в Outlook - пошаговая инструкция (КриптоПро CSP в Outlook 2010, КриптоПро CSP в Outlook 2013 и 2016) Часть 3

Как сделать подпись в Аутлуке, как создать подпись в Outlook - пошаговая инструкция (КриптоПро CSP в Outlook 2010, КриптоПро CSP в Outlook 2013 и 2016)

Часть 3

Использование КриптоПро CSP в Outlook 2010  

Конфигурация Outlook 2010  

1. Перейдите в меню “File”(файл) и выберите “Options” (Параметры)

2.  В открывшемся окне откройте вкладку “Trust Center” (Центр управления безопасностью) и нажмите “Trust Center Settings” (Параметры Центра управления безопасностью)

3. Перейдите на вкладку “E-mail Security” (Защита электронной почты) и выберите “Параметры”

Выбор сертификатов  

1. Нажмите кнопку “Choose” (Выбрать), чтобы указать личные сертификаты для подписи и шифрования.  

2. В открывшемся окне выберите сертификаты, которые будут использоваться для:  

• создания электронной подписи,  

• расшифровки входящих сообщений.  

3. Установите галочку “Send these certificates with signed messages” (Передавать сертификаты с сообщением)

 Настройка безопасности  

1. После выбора сертификата укажите “Security Settings Name” (Имя конфигурации) - без этого Outlook выдаст ошибку.  

2.  Во вкладке “E-mail Security” можно активировать:  

• Encrypt contents and attachments for outgoing messages (Шифровать содержимое и вложения исходящих писем)

• Add digital signature to outgoing messages (Добавлять цифровую подпись к исходящим сообщениям).  

3.  Дополнительно можно включить опцию Send clear text signed message when sending signed messages (Отправлять подписанные сообщения открытым текстом).  

• Если опция включена,подпись добавляется как отдельное вложение.  

• Если выключена, текст и вложения подписываются как единый блок.  

Отправка подписанных сообщений  

1. Нажмите “New E-mail” (Создать письмо)

2. Укажите получателя (To) и тему (Subject) 

3. Для добавления вложений используйте кнопку “Attach File” (Вложить файл) во вкладке “Insert” (Вставка)

4. Чтобы подписать письмо, нажмите “Sign” (Подписать) во вкладке “Options” (Параметры)

5. Для отправки нажмите “Send” (Отправить)  

 Если сертификат отозван или email в сертификате не совпадает с адресом учетной записи, Outlook покажет предупреждение и не отправит письмо.

Процедура обмена сертификатами для защищенной переписки

Для обеспечения конфиденциальности электронной переписки требуется предварительный обмен сертификатами открытых ключей между участниками переписки. Наиболее распространенный метод обмена - отправка цифрового письма, содержащего как текст сообщения, так и сертификат отправителя, заверенный электронной подписью. 

Чтобы удостовериться в правильности импорта криптографических ключей, что является важным условием для последующей защищенной переписки.

1. Необходимо открыть полученное подписанное электронное письмо

2. В поле адреса отправителя следует кликнуть правой кнопкой мыши

3.  В контекстном меню выбрать опцию “Add to Outlook Contacts” (Добавить в контакты Outlook) 

4.  В открывшемся окне редактирования контакта перейти на вкладку “Certificates” (Сертификаты)

5. Убедиться в наличии и валидности сертификата отправителя

После проверки сертификата нажмите кнопку “Save & Close” (Сохранить и закрыть)

 В случае если контакт с указанным электронным адресом уже присутствует в вашей адресной книге, система отобразит диалоговое окно с выбором действий:

• “Add new Contact “(Создать новый контакт)

• “Update information of selected Contact” (Обновить информацию существующего контакта)

Рекомендуется выбрать второй вариант, чтобы дополнить имеющиеся сведения новым сертификатом. При этом:

• Текущий сертификат будет добавлен к существующему контакту

• Предыдущая версия контактных данных сохранится в папке “Deleted Items Folder” (Удаленные) для возможности восстановления

Создание и отправка защищенных сообщений

1. Инициируйте новое письмо, нажав “New E-mail” (Создать)

2.  В поле “Кому” укажите адрес получателя

3. Заполните поле “Subject” (Тема)

4. Для добавления вложений:

•  Перейдите во вкладку “Insert" (Вставка)

•  Используйте кнопку “Attach File” (Вложить файл)

5. Активируйте защиту сообщения:

• Нажмите кнопку “Encrypt” (Шифровать) для применения криптографической защиты

6. Завершите процесс отправки нажатием кнопки “Send” (Отправить)

В случае попытки использования отозванного сертификата для шифрования система безопасности выдаст соответствующее предупреждение, информирующее о невозможности завершить операцию с данным криптографическим ключом.

Использование КриптоПро CSP в Outlook 2013/2016

Начало работы с криптозащитой

Для активации функций электронной подписи и шифрования в Outlook 2013/2016 выполните следующие шаги:

       -  Перейдите в меню “File” (Файл)

       -  Выберите “Options” (Параметры)

       - Откройте “Trust Center” (Центр управления безопасностью)

       - Нажмите "Trust Center Settings" (Параметры центра управления безопасностью)

Настройка параметров безопасности

Во вкладке “E-mail Security” (Защита электронной почты):

1. Нажмите “Choose” (Выбрать) для указания сертификатов

2. В появившемся окне:

• Выберите сертификаты для подписи и шифрования

• Активируйте опцию “Send these certificates” (Передавать сертификаты с сообщением)

Создание профиля безопасности

После выбора сертификатов:

• Обязательно укажите “Security Settings Name” (Имя конфигурации)

• Без этого параметра система не позволит продолжить работу

Автоматизация процессов защиты

Для удобства работы можно настроить:

• Автошифрование (Шифровать содержимое и вложения)

• Автоподпись (Добавлять цифровую подпись)

Дополнительные параметры подписи

Опция "Отправлять подписанные сообщения открытым текстом":

• Включено: подпись идет отдельным вложением

• Выключено: все компоненты сообщения кодируются в BASE64 и подписываются вместе

Работа с защищенной электронной почтой в Outlook

Процедура отправки подписанных сообщений

Для создания документа с электронной подписью:

1. Инициируйте новое письмо (New E-mail)

2. Заполните обязательные поля:

• Укажите получателя в графе “To” (Кому)

• Введите тему письма (Subject)

3. Для добавления вложений:

•  Перейдите во вкладку “Insert” (Вставка)

• Используйте функцию “Attach File” (Вложить файл)

4. Активируйте цифровую подпись:

• Во вкладке “Options” (Параметры) нажмите “Sign” (Подписать)

5. Завершите процесс отправкой письма (Send)

Система автоматически проверит валидность сертификата. При обнаружении проблем (отозванный сертификат или несоответствие email) отправка будет заблокирована с выводом соответствующего уведомления.

 Обмен криптографическими ключами

Для установления защищенного канала связи необходимо:

• Обменяться сертификатами открытых ключей

• Рекомендуемый способ - отправить подписанное письмо с прикрепленным сертификатом

После получения такого письма:

1. Откройте сообщение

2. Кликните ПКМ на адресе отправителя

3. Выберите "Добавить в контакты Outlook"

4. Проверьте наличие сертификата во вкладке "Сертификаты"

5. Сохраните изменения

При обнаружении дубликата контакта:

• Выберите “Update information” ( Обновить сведения)

• Старые данные сохранятся в папке “Удаленные”

Отправка зашифрованной корреспонденции

Алгоритм создания защищенного письма:

1. Создайте новое сообщение

2. Заполните стандартные поля (адресат, тема)

3. Добавьте вложения при необходимости

4. Активируйте функцию “Encrypt” (шифрования)

5. Отправьте письмо (Send)

При попытке использовать отозванный сертификат система выведет предупреждение о невозможности выполнения операции.

Компания БидЭксперт поможет сэкономить ваше время и силы. Услуга "Помощь с выпуском ЭЦП" в разделе услуги доступна на на нашем сайте!