Электронное актирование

22 Июля

С 2022 года участники электронных закупок обмениваются закрывающими документами по контракту с помощью ЕИС. Это полезное нововведение вызывает вопросы у поставщиков, которые сталкиваются со сложностями как в ходе закупки, так и при работе в личном кабинете.


Что такое электронное актирование

Электронное актирование начало действовать с января 2022 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит в рамках Закона № 44-ФЗ, с помощью личного кабинета участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования раскрыт в ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.


Важно: обязанность электронного актирования предусмотрена в отношении извещений о закупках, которые были размещены с 1 января 2022 года. Приемка по иным контрактам, извещения о проведении которых были размещены ранее этой даты, возможна в бумажной форме без обязательного применения функционала ЕИС


В каких случаях электронное актирование обязательно

Электронное актирование обязательно для всех электронных процедур, за исключением:

  • закупок у единственного поставщика, в том числе малых закупок, по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ;

  • закрытых электронных процедур — право, а не обязанность.

Алгоритм действий

После поставки товара, выполнения работы или оказания услуги уполномоченное лицо поставщика формирует документ о приемке в сроки, установленные контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Большинство заказчиков устанавливает 1–5 рабочих дней, но бывают случаи, когда требования контракта предусматривают направление соответствующих документов в день его исполнения, поэтому обращайте внимание на эти пункты в контракте.

Общий алгоритм электронного актирования

Этап 1. Доступ к электронному актированию открывает заказчик — это его задача. Открыть доступ в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта.

Этап 2. Уполномоченное лицо поставщика с соответствующими правами в ЕИС (как правило, это директор, бухгалтер, или тендерный специалист) формирует закрывающие документы с помощью личного кабинета. Есть возможность создать акт, совмещенный со счетом-фактурой, либо отдельно счет-фактуру — это зависит от применяемой исполнителем системы налогообложения.

Формируя документ, пользователь последовательно заполняет поля и вносит наименование товара, работы, услуги, количество, а также страну происхождения товара (пп. «б–д» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Указание количества выполненных работ, оказанных услуг ,возможно в текстовом формате, в то время как для товара - это исключительно цифровое обозначение.

Помимо документов, заложенных механизмом электронного актирования, можно добавить иные документы, если они предусмотрены условиями исполнения контракта (пп. «е» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ), например, копию товарной накладной, которая была подписана в бумажной форме при передаче товара на склад.

Сформировав комплект документов, поставщик подписывает и направляет сведения заказчику. Они станут доступны для заказчика не позднее чем через час (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Этап 3. Заказчик со своей стороны проверяет содержательную часть документа, а также корректность заполнения реквизитов документа, сверяет с тем, что было поставлено. При необходимости указывает сведения о штрафах и пени, предъявленных заказчиком и удержанных по условиям контракта.

Возможно отражение иной информации, например, о налогах для физического лица, если таковым является исполнитель по контракту.

После приемки ТРУ заказчик подписывает документы в ЕИС. 

Срок, в течение которого должна быть осуществлена приемка, — не более 20 рабочих дней.

При выявлении несоответствия товара, работы, услуги документам, направленным в ЕИС, или при наличии брака, иных недостатков заказчик вправе отказать в приемке или оформить частичную приемку, если такая предусмотрена условиями контракта. В случае отказа заказчик излагает причины и направляет их поставщику.

Если претензий к товару, работам или услугам у заказчика нет, но выявлена ошибка, то заказчик вправе воспользоваться функционалом корректировки документа и направить уведомление в ЕИС поставщику. Важно учитывать, что исправлять документ нужно в те сроки, которые определены контрактом. Требований в рамках Закона № 44-ФЗ к срокам исправления документа нет.

Интеграция с бухгалтерскими системами


При исполнении контрактов можно формировать проект документа о приемке во внешних бухгалтерских системах. Для этого в ЕИС доступен сервис информационного взаимодействия с бухгалтерскими системами. Сервис обеспечивает прием проектов документов из внешних систем.

Также возможна обратная интеграция из личного кабинета участника закупок ЕИС в бухгалтерские системы, но только при строгом соответствии документа форматам ЕИС. Однако интеграция осуществляется не быстро, к этому нужно быть готовым.

Многоэтапное актирование

Возможность многоэтапного актирования предусмотрена функционалом ЕИС. Такая необходимость может возникнуть, например:

  • в ходе исполнения контракта, по которому поставка осуществляется по заявкам заказчика, то есть фактически каждая отдельная поставка может подразумевать оплату поставленного товара; 

  • в случае, когда количество или объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг невозможно определить (Письмо Казначейства РФ № 14-00-05/2543 от 08.02.2022).

Как наделить полномочиями сотрудников поставщика

Для формирования электронного документа о приемке организация или индивидуальный предприниматель должны быть зарегистрированы в ЕИС.

Для формирования документа о приемке пользователь должен обладать одним из полномочий:

  • Руководитель — доступно только для руководителя организации. Пользователь с этой ролью по умолчанию получает все доступные права для работы с закрывающими документами.

  • Уполномоченный специалист — присваивается пользователем с полномочием «Руководитель» или «Администратор». Далее пользователю с ролью «Уполномоченный специалист» необходимо назначить права для работы с документом о приемке. Их перечень определяет пользователь с полномочиями «Руководитель» или «Администратор» с установленным правом «Право на определение иных лиц, уполномоченных на осуществление действий в ЕИС и на ЭТП от имени участника закупок».

Как настроить права с электронным актированием

Для настройки прав работы с электронным актированием необходимо в перечне пользователей найти нужного, выбрать пункт «Права доступа пользователя» и в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта» установить соответствующие права. В зависимости от того, какие действия будет совершать сотрудник, ему назначаются следующие права:

  • «Просмотр электронных документов»;

  • «Создание и редактирование документов о приемке, корректировочных документов»;

  • «Подписание документов о приемке»: доступно для пользователей с полномочиями «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг» или «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке»;

  • «Подписание документов о приемке уполномоченным лицом, имеющим право подписания от лица руководителя».

Документ о приемке будет считаться подписанным при следующей одновременной комбинации полномочий:

  • при подписании двумя подписантами: одного с полномочиями «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке», другого — «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг»;

  • при подписании одним подписантом достаточно только установленного полномочия «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке».

Как исполнителю работать с закрывающими документами в личном кабинете

Документ о приемке товара, выполненной работе или оказанной услуге формируется в личном кабинете поставщика и сводится к заполнению ряда реквизитов с информацией о грузоотправителе, количестве товара и пр.


Если перейти в раздел «Исполнение контрактов» личного кабинета поставщика, отобразится информация об исполнении всех контрактов. Для поиска нужного обязательства можно применить фильтры. Так, при выборе пункта «Контрагенты» в разделе «Исполнение контрактов» отобразится количество новых контрактов, по которым в личном кабинете заказчика открыт доступ на формирование документов о приемке.


В правой части страницы информации по контракту доступно отображение перечня документов о приемке/корректировочных документов по выбранному этапу контракта. Необходимо раскрыть информацию по этапу контракта для просмотра. Цвет индикатора в столбце «Статус документа» означает статус документов о приемке/корректировочных документах.

Важно: сформировать и подписать документ о приемке невозможно, пока заказчик не предоставит соответствующий доступ! Если возможности для предоставления документа о приемке нет, необходимо обратиться к заказчику с просьбой открыть доступ.

Какие существуют статусы документов о приемке

Чтобы соблюсти предусмотренные контрактом сроки направления документов о приемке, поставщику необходимо отслеживать их статус в ЕИС. Так поставщик может оперативно внести корректировки, прогнозировать сроки поступления денежных средств по контракту.


В зависимости от текущего состояния документа о приемке в личном кабинете поставщика отображаются различные статусы:

  • Подписано: статус присваивается документу о приемке после его подписания заказчиком без расхождений (полная приемка) и доставки итогового документа о приемке в личный кабинет поставщика в ЕИС.
    Цвет индикатора — зеленый.

  • Подписано с частичной приемкой: статус присваивается документу о приемке в случае, если заказчик частично принял товары, работы, услуги, сформировал документ с расхождениями и направил его в личный кабинет поставщика. При согласии необходимо сформировать корректировочный документ о приемке, который также будет подписан заказчиком.
    Цвет индикатора — зеленый.

  • Принят к учету: статус присваивается счету-фактуре после подписания заказчиком извещения о принятии счета-фактуры к учету и его доставки в личный кабинет поставщика в ЕИС.
    Цвет индикатора — зеленый.

  • На подписании: статус присваивается документу о приемке в случае, если документ должен быть подписан несколькими пользователями и в текущий момент времени подписан лишь одним подписантом.
    Цвет индикатора — зеленый.
    В этом статусе направить документ заказчику на рассмотрение возможно только после его подписания всеми подписантами.

  • На рассмотрении: статус присваивается документу после его доставки в личный кабинет заказчика. Для подтверждения доставки в ЕИС формируется системное подтверждение, которое можно посмотреть в личном кабинете поставщика на вкладке «Документы» в разделе «Хронология» карточки документа.
    Цвет индикатора — желтый.

  • Ошибка доставки: присваивается, если в течение 24 часов нет автоматического подтверждения от ЕИС о получении документа заказчиком или поступило извещение об ошибке от ЕИС.
    Цвет индикатора — красный.
    В этом случае необходимо проверить документы, скорректировать их при наличии ошибок и направить повторно.

  • Направлено заказчику: статус присваивается подписанному поставщиком документу при направлении его в личный кабинет заказчика до подтверждения о получении в личном кабинете поставщика.
    Цвет индикатора — желтый.

  • Проект: статус присваивается при начальном формировании документа или его возврате на редактирование из иных статусов.
    Цвет индикатора — серый.

Какие основные сложности электронного актирования

Реформа электронного актирования призвана улучшить ситуацию как для поставщиков и заказчиков, так и для контролирующих органов. Однако, несмотря на позитивные изменения, остаются и спорные моменты, требующие новых законодательных инициатив в интересах поставщиков. Среди основных проблем выделяют следующие:

  1. Заказчики включают в контракт обязанность предоставлять копии электронных документов на бумажном носителе на этапе поставки, что противоречит ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. В связи с этим рекомендуем анализировать проект контракта на этапе участия в закупке и своевременно направлять запрос на разъяснения, чтобы исключить это требование, а в случае отказа — обжаловать в УФАС.

  2. Длительный срок приемки результатов исполнения контракта 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ) нивелирует все реформы в части сокращения сроков оплаты товара. В этом случае поставщик может получить деньги спустя месяц-полтора.

  3. Техническое несовершенство работы личного кабинета участника закупки (сбои, длительный отклик функционала ЕИС и пр.), которое требует дополнительных временных затрат по загрузке документов, их корректировке. По факту это не упрощает ситуацию для поставщика, а, наоборот, усложняет.

Так, наиболее ощутимое преимущество системы электронного актирования для исполнителей — надлежащее подтверждение полномочий подписантов, а также верификация времени направления и подписания документа с последующим размещением его в ЕИС, что избавляет исполнителя от необходимости направления отчетных документов заказными письмами для надлежащего подтверждения факта получения.