Какие задачи входят в тендерную работу
Работа по тендерам включает в себя множество задач, которые выполняются либо штатным сотрудником, либо привлечённым специалистом.
Вот основные этапы:
поиск тендера;
разработка тендерной документации и её обеспечение;
участие в аукционе;
заключение контракта;
выполнение условий контракта;
разрешение потенциальных конфликтов и финансовых вопросов с клиентом.
За что обычно отвечает сторонний эксперт
Услуги по сопровождению тендеров предоставляют консалтинговые и юридические компании, а также частные эксперты.Поддержка может быть единовременной или постоянной.
Полное сопровождение — это соглашение о комплексном сервисе. Объём услуг определяется в соответствии с нуждами клиента и компетенциями специалиста. Как правило, специалисты:
Оказывают содействие в получении или продлении электронной подписи.
Вносят в реестры государственных порталов, Единой информационной системы и электронных торговых площадок.
Подбирают подходящий тендер.
Оценивают шансы на победу.
Готовят заявку.
Подают заявку.
Делают ставки в ходе торгов.
Контролируют итоги торгов и время, необходимое для подписания договора.
Подготавливают жалобы в ФАС.
Подготавливают протокол разногласий.
За что обычно отвечает поставщик
Передача работы над тендером внешней компании позволяет уменьшить нагрузку на исполнителя, но не освобождает его от полного участия.
Вот задачи, которые остаются на поставщике:
Для использования электронной подписи необходимо подтвердить свою личность. Для этого директор должен обратиться в налоговую службу или к её представителю.
Открыть специальный счёт в банке. Специалист может дать рекомендацию, но клиент заключает договор самостоятельно.
Определить критерии тендера: товар, регион, сроки, сумма.
Оценить возможные опасности: колебания валютных курсов, ограничительные меры, экономический спад.
Проанализировать тендерное предложение, предоставленное экспертом, и определиться с решением об участии в нём.
Собрать информацию о продукте для участия в тендере: технические параметры, страна-производитель, сопроводительные бумаги, требования к минимальной стоимости.
Внести залог на счёт, если независимая гарантия не подходит.
Поддерживать контакт с клиентом в процессе выполнения договора.
Договориться о времени приёмки и решить все спорные вопросы: исправить недочёты, обменять товар.
Подготовить документы для закрытия сделки: акт, накладную, счёт и счёт-фактуру.
Оформить запрос на возврат обеспечения, если платёж был осуществлён.
В случае задержки платежа или несоблюдения условий необходимо произвести оплату пени и штрафов.
Как зафиксировать зоны ответственности эксперта и поставщика
Процесс сотрудничества между поставщиком и экспертом начинается с заключения соглашения об оказании услуг, в котором ясно обозначены обязанности каждой из сторон.
В договоре обычно указываются следующие условия:
Поставщик передаёт эксперту информацию и материалы о своей продукции, а также предоставляет доступ к личным кабинетам на электронной торговой площадке.
Специалист занимается составлением отчётов о проведённом анализе закупок, на основе которых поставщик может выбрать подходящий тендер.
Специалист оформляет запросы, участвует в аукционах и заверяет соглашения с помощью удалённого доступа к компьютеру поставщика.
Специалист гарантирует неразглашение секретных сведений о контрагенте.
Поставщик и специалист поддерживают коммуникацию посредством электронной почты и используют электронный документооборот.
Более надёжным вариантом будет использование удалённого доступа к компьютеру руководителя или создание собственной электронной подписи с предоставлением прав в кабинете Единой информационной системы (ЕИС) или ЭТП.
Если поставщик не выполняет свои обязательства, например, не предоставляет характеристики товара, специалист не несёт ответственности за результат работы.
Компания БидЭксперт поможет сэкономить ваше время и силы. Услуга "Тендерное сопровождение" доступна на нашем сайте!