Задачи тендерного отдела
Отдел тендерных закупок обеспечивает стабильное участие компании в закупочных процедурах, а также взаимодействие с заказчиками и контролирующими органами.
В задачи отдела входит:
Получение электронной подписи, аккредитация на электронной торговой площадке и установка необходимого программного обеспечения;
Анализ рынка, поиск и выбор подходящих закупок;
Изучение документации и подготовка заявок;
Разработка стратегии участия, отслеживание хода процедур;
Взаимодействие с заказчиками и субподрядчиками;
Оформление гарантий, открытие счёта и работа с финансовыми организациями;
Подписание контрактов и дополнительных соглашений;
Подготовка жалоб и защита интересов компании в Федеральной антимонопольной службе;
Анализ закупок, изучение деятельности конкурентов и поиск перспективных заказчиков.
Структура тендерного отдела
Структура тендерного отдела формируется в зависимости от специфики бизнеса и объёма заказов. В стандартном составе отдела обычно присутствуют:
Начальник подразделения или коммерческий директор. В его обязанности входит организация рабочего процесса, принятие решений и контроль за финансовыми документами.
Специалист по проведению торгов. В его обязанности входит поиск поставщиков, подготовка необходимой документации и заявок, а также участие в закупочных процедурах и контроль за выполнением условий контрактов. Нередко он также выполняет функции, связанные с юридической сферой.
Специалист по анализу. В его задачи входит изучение закупочной деятельности, исследование рынка, оценка конкурентов и заказчиков, а также поиск перспективных тендеров.
Юрист. Он проверяет контракты на соответствие законодательству, готовит жалобы в Федеральную антимонопольную службу и представляет компанию в суде.
Сколько стоит создать тендерный отдел
Создание тендерного отдела требует финансовых вложений. Давайте рассчитаем, какой объём инвестиций может потребоваться.
Первый этап — установление размера оплаты труда работников.
Для этого мы проанализируем информацию о зарплатах в Москве, которую можно найти на сайтах, посвящённых поиску работы:
— Руководитель тендерного отдела — от 50 000 до 210 000 рублей.
— Менеджер по тендерам — от 50 000 до 190 000 рублей.
— Тендерный юрист — от 30 000 до 95 000 рублей.
— Курьер — от 30 000 до 100 000 рублей.
Второй этап — определение размера страховых взносов.
Работодатели обязаны делать отчисления в пенсионный фонд, фонды социального страхования и обязательного медицинского страхования. Эти платежи составляют от 30,2 до 38,5% от зарплаты.
При окладе работников в размере 377 500 рублей, в среднем необходимо будет выплатить 129 600 рублей на страховые отчисления.
Третий этап — подсчёт затрат на оснащение рабочих мест.
Оснащение кабинета для четырёх сотрудников обойдётся примерно в 255 тысяч рублей. Туда войдут ноутбуки, МФУ, корпоративные сим-карты,интернет и мебель.
В рамках четвертого этапа необходимо учесть затраты на приобретение сервисов.
Цена услуг по поиску тендеров составляет от 13 700 до 39 500 рублей в год.Стоимость информационно-правовой системы — от 24 500 до 67 500 рублей в год. В среднем стоимость подключения услуг составит около 72 рублей.
На пятом этапе необходимо учесть расходы на оформление электронной подписи. Стоимость КЭП для торгов составляет от 5 900 до 13 900 рублей. Среднее значение - 9 900 рублей.
На шестом этапе необходимо выяснить условия открытия специального счёта.
Проверьте, есть ли ваш банк в перечне учреждений, уполномоченных обслуживать особые счета.
В результате создание тендерного отдела будет стоить около 839 600 рублей. Большая часть этих затрат — это ежемесячные регулярные расходы компании.
Как уменьшить расходы
Чтобы снизить затраты на команду, занимающуюся тендерами, можно использовать следующие методы:
Удаленная работа.Для того чтобы находить тендеры и участвовать в торгах, достаточно иметь стабильный доступ к интернету и качественную связь. Это позволит сократить затраты на офисное оборудование.
Корпоративные тарифы и IP-телефония – это эффективные инструменты для оптимизации затрат на связь. Использование выделенной линии также способствует снижению расходов на интернет в офисе.
Бесплатные сервисы. Для работы с закупками можно использовать функционал ЕИС и бесплатные поисковики. Поиск профильных закупок может быть проще, но на анализ заказчиков и конкурентов может потребоваться больше ресурсов.
Взаимодействие с независимым специалистом или частичное привлечение внешних ресурсов. Некоторые задачи можно поручить внештатным сотрудникам, таким как юрист или эксперт-аналитик. Если они работают как индивидуальные предприниматели, компания может сэкономить на страховых взносах.Аутсорсинг поможет снизить расходы на оплату труда, но консалтинговое сопровождение также требует затрат. Необходимо тщательно оценить все плюсы и минусы такого подхода.
Компания БидЭксперт поможет сэкономить ваше время и силы. Услуга "Сопровождение на торгах" доступна на нашем сайте!
