Что такое электронная подпись?
Электронная подпись (ЭП) — то же самое, что обычная подпись, но в электронном виде. Она приравнивает любой электронный документ к бумажному оригиналу.
Электронная подпись гарантирует, что документ подписал владелец электронной подписи. А неквалифицированная и квалифицированная подписи покажут, изменился ли документ после подписания.
По сути подпись — это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса:
Кто подписал документ?
Когда подписали документ?
Есть ли у этого человека полномочия?
Компания BidExpert поможет сэкономить ваше время и силы.
Отправьте заявку на получение электронной подписи.
Для чего нужна электронная подпись?
Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.
Вот как используют электронную подпись юридические лица:
Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу.
Передают электронные налоговые декларации в ИФНС.
Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др.
Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.
Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги.
Подписывают служебные электронные документы внутри организации.
Регистрируют электронные сделки с недвижимостью.
Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником.
Все эти операции созданы, чтобы облегчить жизнь представителям бизнеса — экономить на документообороте, меньше ходить по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т. п.
А вот что могут сделать с электронной подписью обычные граждане:
Получить государственные услуги через интернет — например, оформить регистрацию или обращение к муниципальным властям с помощью портала госуслуг.
Подать электронное заявление на поступление в вуз, записать ребенка в садик или школу.
Обмениваться документами с удаленным работодателем.
Зарегистрировать или получить патент или разрешение — например, на строительные работы.
Подать судебный иск или жалобу в электронном виде.
Зачем физлица делают электронную подпись?
Обычно физлица делают электронную подпись, чтобы, например, удаленно подать заявление на регистрацию по месту жительства или отправляют иск или доверенность в суд. Однако на самом деле электронная подпись может заменить рукописную в любых случаях. Вот как, к примеру, ее можно использовать:
Подписать долговую расписку, если хотите занять денег у человека из другого города.
Подать иск, ходатайство или жалобу.
Заверить доверенность, в том числе ту, для которой нужен нотариус.
Заключить договор: купли-продажи, на оказание услуг или любой другой.
Подписать любые документы. Многие из нас сталкивались, например, с удаленным банковским обслуживанием. Оно все построено на принципах электронной подписи. Ввод кода, полученного по смс, равнозначен подписанию документа.
Решить любой вопрос с налоговой службой. ФНС сама оформляет электронную подпись для решения таких вопросов, ей можно подписывать любой документ для налоговой и не ходить в ФНС. Это может быть, например, заявление на налоговый вычет, заявка о предоставлении льгот или жалоба на действия сотрудников ФНС.
Обезопасить деловую переписку. Взломать почтовый ящик проще, чем подделать ЭП. Если два человека договорились между собой о том, что будут считать достоверными письма, подписанные электронными подписями, им никто не мешает это делать.
Как устроена ЭП
Файл электронной подписи генерирует специальная программа — средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Когда вы подпишете документ электронной подписью, эта программа просканирует документ. В итоге она создаст уникальное сочетание данных документа — хэш-сумму. Она шифруется с помощью закрытого ключа — особой последовательности символов, которая формирует файл подписи. Ключ выдают владельцу подписи.
Сертификат закрытого ключа хранится у владельца на любом удобном носителе: на компьютере, внешнем диске или токене — специальной защищенной флешке, которую можно носить с собой. Еще подпись может быть на диске, смарт-карте, симке, в облачном хранилище и т. д.
Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:
Кто владеет подписью.
Какие у него полномочия.
Какая организация выдала подпись и какие у нее полномочия.
Программа СКЗИ проверяет хэш-сумму и сравнивает ее с содержанием документа. Если все совпало, документ не меняли и подпись цела. Несовпадения означают, что документ изменили после того, как подписали. Тогда подпись автоматически считается недействительной и документ теряет юридическую силу.
Виды ЭП и их отличия
1.Простая электронная подпись самая доступная. Это логин и пароль, которые подтверждают, что пользователь авторизовался в системе. C помощью этой подписи можно подтвердить обращение в органы власти или подписать заявку на услугу. Еще ей можно пользоваться во внутреннем документообороте компании и подписывать служебные письма.
Простая электронная подпись уязвима, поэтому ее применяют не везде. Если вы работаете с имущественными и финансовыми документами, то лучше ее не использовать. Она подтвердит, что документ подписали, но не гарантирует, что его не меняли и что его подписал нужный человек.
2. Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью средств шифрования. Средства шифрования — это специальная программа, имеющая сертификат ФСБ. Считается, что подделать подпись, созданную с помощью такой программы, невозможно или очень сложно. Эта подпись говорит: документ подписал такой-то человек в такое-то время и не менял его после.
Эту подпись используют в электронном документообороте. Ей подписывают договоры, контракты и агентские отчеты, но только если стороны заключили соглашение о доверии таким подписям и электронным документам.
3.Квалифицированная электронная подпись — самый надежный вид электронной подписи. От неквалифицированной ее отличает то, что выдают ее в удостоверяющем центре. Эта организация уполномочена выдавать электронные подписи и осуществлять услуги по криптозащите информации. Она прошла сертификацию ФСБ и аккредитацию у Минкомсвязи, и ей доверяют государственные органы.
Целостность подписи проверяют двумя способами:
Проверяют штамп времени. Этот показатель говорит, когда документ подписали.
Смотрят список недействительных сертификатов — его можно скачать на сайте удостоверяющего центра. Это помогает определить, была ли подпись действительна, когда ее использовали.
У квалифицированной подписи есть два важных преимущества.
Ее можно использовать в любых операциях с электронными документами.
Взломать квалифицированную подпись практически невозможно
Как начать работать с квалифицированной электронной подписью
Чтобы начать работать с электронной подписью, необходимо подготовить свое рабочее место и приобрести сертификат подписи. Сертификат выдают быстро — в течение часа.
Рабочее место — это ваш компьютер, на котором вы будете подписывать документы. На нем должна быть операционная система Виндоус или Мак-ос и браузер с доступом в сеть.
Еще для работы с квалифицированной подписью надо будет установить программу для криптозащиты информации (СКЗИ).
Какое конкретно СКЗИ потребуется и какие настройки будут нужны, вам скажут в удостоверяющем центре или МФЦ.
Получите электронную подпись быстро и удобно. Компания BidExpert поможет сэкономить ваше время и силы.
Отправьте заявку на получение электронной подписи.
Как получить подпись юридическому лицу и ИП
Юридические лица получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ. Выбирайте тот центр, у которого есть филиал в вашем городе. Удаленно электронную подпись получить нельзя, получение подписи осуществляется лично.
Чтобы получить электронную подпись, вам потребуются следующие документы:
Заявление на изготовление электронной подписи. В удостоверяющем центре вам выдадут форму заявления, а в МФЦ вы заполните заявление на сайте госуслуг.
Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Получить ее можно на сайте ФНС.
Копия устава для юридических лиц.
Паспорт — для ИП.
СНИЛС — для ИП.
Когда вы подпишете заявление, надо будет оплатить счет. После оплаты вам запишут электронную подпись на токен. Его можно купить в удостоверяющем центре.
Как приобрести подпись физическому лицу
Физлица могут пользоваться любой подписью. Обычно, простая подпись используется для авторизации на госуслугах, где можно заказывать информационные услуги в электронном виде. Неквалифицированной подписью можно пользоваться по договоренности для обмена документами с юридическими лицами. А с помощью квалифицированной подписи получают госуслуги, связанные с имущественными операциями. Например, ею можно подписать договор купли-продажи квартиры и подать его на государственную регистрацию. Или оформить юрлицо без посещения налоговых органов, назначить его директора и других должностных лиц.
Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ:
Для этого надо записаться на прием и подготовить следующие документы:
Заявление на изготовление квалифицированного сертификата — шаблон дадут в МФЦ.
Паспорт.
СНИЛС.
Свидетельство о присвоении ИНН.
Как можно подписать документ электронной подписью
Ваше СКЗИ добавляет в контекстное меню вашей операционной системы — Виндоус или Мак-ос — свой специальный раздел. Таким образом, можно подписать любой документ просто нажатием правой кнопки мыши. На сайте каждого СКЗИ можно найти подробную инструкцию, как подписывать документ.
Можно ли передать подпись другому
По закону вы должны не допускать того, чтобы подпись попала в чужие руки без вашего согласия. Получается, другой человек может использовать вашу подпись, если вы согласились на это. Но ответственность за любой подписанный документ все равно несет владелец подписи.
Потеряли электронную подпись, что делать?
Если вы потеряли ключ от подписи или его украли, сразу обратитесь в удостоверяющий центр или МФЦ, который выдавал вам сертификат. Центр отзовет ваш сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Также обязательно сообщите об этом контрагентам, чтобы они знали, что вашей утерянной подписью могут воспользоваться злоумышленники.
Восстановить утерянный сертификат или ключ ЭП невозможно. Нужно получать новый: собирать документы и идти в удостоверяющий центр.
Получите электронную подпись быстро и удобно. Компания BidExpert поможет сэкономить ваше время и силы.
Отправьте заявку на получение электронной подписи.