Электронная подпись сотрудника организации

Электронные подписи - это персональные подписи в диджитал форме, которые могут применяться для утверждения документов. Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года выделяет три основных типа подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Эти электронные подписи имеют разную степень безопасности и юридической значимости и используются в разных случаях. Заверять документы компании могут не только руководитель организации, но и работники.

Электронная подпись представителя предприятия

Чтобы разобраться, как работает электронная подпись и можно ли электронную её передавать, нужно знать из чего она состоит.
ЭП включает в себя три элемента:

1. Закрытый ключ — длинный комплекс знаков, который собственник формирует самолично с помощью средств криптографической защиты информации. Эта часть подписи доступна только владельцу
2. Открытый ключ — тоже комплекс знаков, как и закрытый ключ, но характеризуется тем, что информация из него доступна для всех
3. Сертификат — документ, в котором хранятся данные открытого ключа, владельца и другие особенности

Файлы разрешается внести на диск: флешку, токен или на компьютер. После этого, с помощью закрытого ключа владелец подписывает документы. Ответственность за доступ к закрытому ключу ЭП несет владелец. Это показано в 63-ФЗ « Об электронной подписи» (п.1 ч.1 ст.10 63-ФЗ).

Как мошенники могут присвоить ЭЦП?

Конкретно из-за предоставления закрытого ключа другим людям часто происходят обманные случаи с подписями. Преступники могут присвоить электронную подпись несколькими способами:

1. Украсть носитель с закрытым ключом
2. Обнаружить, забытый владельцем в общественном месте, носитель с подписью
3. Предприятие может забыть отозвать подпись отстраненного лица.

Существует несколько способов защиты сотрудников, один из которых - выдача им сертификата. Исходя из этого, сотрудник становится официальным лицом предприятия и работает от имени корпорации с личной ЭП. Он может подписывать отчеты, участвовать в тендерах и закупках, регистрироваться в онлайн-реестрах и многое другое.

Как обеспечить сотрудников электронными подписями?

С 1 сентября прошлого года УЦ больше не будут делать сотрудникам сертификаты с корпоративными реквизитами, только с персональными. Этот сертификат можно получить в уполномоченном УЦ.
Как получить:

1. Обратитесь в точку обслуживания и подайте заявку.
2. После подтверждения заявки оплатите счет.
3. Соберите пакет документов, загрузите отсканированные копии в личный кабинет и проверьте данные онлайн
4. Принесите оригиналы документов и заберите сертификат в сервисном центре. - Получить свидетельство может только будущий собственник (статья 18, пункт 1, 63-ФЗ).

Помимо электронной подписи, от сотрудника требуется машиночитаемая доверенность. Эта доверенность подтверждает, что руководство разрешает сотруднику подписывать документы от имени высшего руководства.

Как сотрудники должны использовать электронные подписи?

До 1 сентября 2024 года сотрудники могут использовать два вида ЭП:

1. Для юридического лица: имя собственника и реквизиты предприятия, от имени которой работник подписывает документ; после 1 сентября 2024 года ЭП исчезнет из документооборота.
2. Для физических лиц: данные об организации не указываются (63-ФЗ §§ 17.2, 17.3, п. 2). Такая подпись именуется "электронной подписью физического лица" и действует вместе с машиночитаемой доверенностью.

Вопросы-ответы