Электронная цифровая подпись для ЭДО

Что такое ЭП?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) представляет собой электронный эквивалент рукописной подписи для документов в цифровом формате. Она обеспечивает защиту этих документов от фальсификации, так как подпись создается и шифруется с использованием закрытого ключа ЭЦП. Подделка ЭЦП практически невозможна. Ни один физический носитель не может гарантировать такую же степень защиты информации, как это делает ЭЦП и система электронного документооборота. Дополнительная безопасность обеспечивается сертификацией, проводимой Удостоверяющим центром открытого ключа. Применяя электронную подпись, вы можете сэкономить на услугах курьера, печати документов и хранении данных. ЭЦП является ключевым элементом для участия в электронных торгах.

Электронная подпись для ЭДО

В рамках электронного документооборота организации применяют электронные подписи с высоким уровнем защиты — КЭП. Эти подписи обеспечивают юридическое значение электронным деловым бумагам.

Использование ЭП в системе документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) и ЭЦП оказывают действие друг на друга. В рамках ЭДО электронная подпись должна придать документам юридическую силу. Применение юридически важных документов в электронном формате позволяет корпорациям отказаться от канцелярского документооборота.

Преимущественно для ЭДО применяется КЭП. На контрасте с НЭП, КЭП обеспечивает правовую силу документам без необходимости специальных условий между сторонами. НЭП подходит для внутреннего документооборота, однако для определенных деловых бумаг, таких как счета-фактуры, требуется именно КЭП. Поэтому её применение в электронном резонно, особенно если он выходит за пределы одной корпорации. Поскольку почти все компании используют ЭДО, применение КЭП становится актуальным для любых организаций.

Зачем внедрять электронный документооборот

Чтобы улучшить взаимодействие с электронными документами применяются системы электронного документооборота. Эти программы помогают увеличить темп и упростить процедуры, относящиеся к деловым бумагам, обеспечивают совместный доступ к файлам, что позволяет нескольким сотрудникам одновременно работать над одним документом. Файлы можно легко передавать между отделами и отправлять контрагентам прямо из программы.

Организации выбирают внедрение ЭДО, поскольку электронные документы обладают рядом преимуществ по сравнению с бумажными:

1. снижаются затраты к публикации
2. в программе сохраняется история изменений файлов
3. работа персонала становится открытой
4. возможно автоматизировать отбор нужных документов
5. документы создаются по типовым шаблонам
6. файлы автоматически сортируются по различным показателям
7. снижается вероятность утраты или повреждения документов

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для организации внешнего электронного документооборота требуется усиленная квалифицированная электронная подпись. Она решает две ключевые задачи по безопасной передаче документов:

1. сохранность данных от несанкционированного доступа
2. предотвращение изменения файла после его отправки

Квалифицированная электронная подпись обеспечивает безопасность с использованием сертифицированных ключей, как закрытого, так и открытого типов.
Благодаря внешней документации работники компании подготавливают запросы заказчиков, взаимодействуют с внешними партнерами,а бухгалтеры подают отчетность в соответствующие органы.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

В рамках внутреннего электронного документооборота и взаимодействия с контрагентами возможно применение усиленной НЭП. Однако для этого необходимо заключить дополнительное соглашение между сторонами, подтверждающее юридическую силу документа.

Благодаря внутреннему электронному документообороту персонал отдела кадров взаимодействует с трудовыми книжками и подписывает контракты, менеджеры склада осуществляют инвентаризацию, а бухгалтеры занимаются отчетностью. Между различными отделами осуществляется непрерывное взаимодействие, которое состоит из передачи документов. Отправленный файл может проходить через нескольких работников, которые могут поменять его.

Электронная подпись в рамках внутреннего документооборота необходима для идентификации автора подписанного документа. Кроме того, её наличие подтверждает неизменность информации, содержащейся в файлах.

Где можно получить электронную подпись для документооборота

В зависимости от того, кто является получателем, электронная подпись для электронного документооборота выдается в различных удостоверяющих центрах, например вы можете заказать электронную подпись в БидЭксперт.

Вопросы-ответы