Виды тендерного аутсорсинга
В зависимости от того, какие услуги будут предоставлены, можно выделить два типа временного тендерного сопровождения:
Комплексное сопровождение: организация берёт на себя все этапы процесса, начиная с оформления электронной цифровой подписи для участия в торгах и заканчивая подготовкой документации и подачей заявки. Также в рамках этого вида сопровождения решаются все возникающие споры и подаются жалобы. После завершения работы производится полный расчёт.
Частичное сопровождение: компания помогает решить конкретную задачу, не принимая на себя ответственность за весь процесс. Например, она может оформить заявку или помочь её подать, составить жалобу или защитить интересы в Федеральной антимонопольной службе. Оплата производится за фактически оказанные услуги.
Как работает тендерный аутсорсинг и какие функции он выполняет
Каждый поставщик самостоятельно решает, какие процессы отдать на аутсорсинг. Если у вас нет опыта в этой сфере, то лучше всего заказать полный комплекс услуг или привлечь стороннего специалиста для выполнения отдельных задач.
Чтобы оценить объём заказов и перспективы с учётом возможностей конкурентов, рекомендуется заказать анализ тендерного рынка в вашем регионе. Аналитический отчёт поможет вам разработать эффективную стратегию.
Начинающие поставщики обычно заказывают следующие услуги:
Оформление электронной подписи для участия в торгах.
Регистрация на государственных и электронных информационных системах.
Регистрация на торговых площадках.
Обучение сотрудников работе со специальными сервисами.
Разъяснение законодательства и положений о закупках.
После того как вы подготовитесь к тендеру, можно начинать искать и выбирать наиболее привлекательные предложения.
Специалист из аутсорсинговой компании поможет вам организовать удобный поиск по ключевым словам. Он также возьмёт на себя следующие задачи:
— подготовит или проверит закупочную документацию;
— отправит заявку, предложит цены и будет следить за ходом аукциона;
— проанализирует контракт и поможет соблюсти сроки подписания.
Кому стоит обратиться к услугам аутсорсинга в сфере тендерных закупок?
Вот несколько категорий компаний, которым может быть полезно воспользоваться услугами аутсорсинга в этой области:
Индивидуальные предприниматели;
Начинающие специалисты, не имеющие опыта работы в этой области;
Организации, которые не располагают собственным офисом, а сотрудники работают дистанционно;
Небольшие компании, независимо от их организационно-правовой формы и направления деятельности.
Крупные организации могут прибегнуть к услугам аутсорсинга, чтобы оптимизировать свои затраты. Это поможет избежать ошибок при оформлении документов и составлении коммерческих предложений, что повысит шансы на победу в тендере и снизит финансовые риски.
Плюсы и минусы тендерного аутсорсинга
Переход на аутсорсинг позволяет сэкономить на зарплатах. Вы не будете выплачивать зарплату сотрудникам в те дни, когда нет нужных вашей компании тендеров и штатный персонал остается без работы. Вы также экономите на и взносах в фонды. Более того, тендерный аутсорсинг помогает избежать ошибок, приводящих к дисквалификации, например, неправильного указания ГОСТа или нарушения сроков подписания контракта. Это может привести к внесению компании в реестр недобросовестных поставщиков и двухлетней дисквалификации.
Основным недостатком аутсорсинга является отсутствие гарантии победы, так как результат зависит от множества факторов. А услуги по сопровождению оплачиваются вне зависимости от исхода тендера. За исключением организаций, работающих за процент от выигранного контракта, которые предоставляют услуги только при высокой вероятности победы.
Как выбрать компанию для сопровождения тендеров?
При выборе организации для тендерного сопровождения важно обратить внимание на следующие аспекты:
Опыт работы. Изучите, как долго компания работает в сфере тендерного аутсорсинга, а также успешность её специалистов. Обратите внимание на их образование и специализацию.
Количество проведённых закупок. Сравните количество тендеров, допущенных заявок и выигранных тендеров. Обратите внимание на количество проектов, которые ведёт специалист. Если он перегружен, стоит рассмотреть других кандидатов.
Гарантии. Не доверяйте компаниям, обещающим победу в тендере. Они могут гарантировать только корректное выполнение этапов работы в срок.
Не стоит безоговорочно верить отзывам, которые могут быть сфабрикованы. Их ценность повышается при личном общении с клиентом. Прежде чем начать работу, проверьте существование юридического лица и его соответствие законодательству, наличие лицензий и арбитражных производств. Если всё в порядке, изучите договор и тарифные планы, обратившись к менеджерам.
Компания БидЭксперт поможет сэкономить ваше время и силы. Услуга "Сопровождение на торгах" доступна на нашем сайте!