Как выпустить электронную доверенность на сотрудника и передать ему права на работу в закупках? Расскажем об этом в нашей статье

Зачем нужна МЧД

Машиночитаемая доверенность - это аналог обычной доверенности, написанной от руки, только в электронном виде доверенность подписывается электронной квалифицированной подписью руководителя. Ранее сотрудники подписывали документы, например, для участия в тендерах, КЭП юридического лица и прикладывали бумажную доверенность. Однако с 1 сентября 2023 года для подписания документации сотруднику необходимо оформить КЭП физического лица и электронную доверенность (МЧД).

Особенности электронной доверенности

Машиночитаемая доверенность выглядит как XML-файл, для того, чтобы программа смогла его прочитать. С 1 октября МЧД можно выпустить в ГИС - государственных информационных системах Торги или ЕИС. Доверенность подписывается руководителем компании с помощью его КЭП. 

Что есть в МЧД?

В электронной доверенности есть такие данные:

• Сведения о самой доверенности (название, период действия и номер)

• Информация о доверителе - руководителе организации

• Информация о представителе - сотруднике организации

• Перечисление полномочий, доверенных сотруднику

• Данные о праве представителя передоверять полномочия

• Сведения о сертификате, которым подписана доверенность

Как выпустить МЧД в ЕИС

Есть несколько ролей в системе ЕИС, это непосредственно руководитель, администратор, который наделен правом выдавать полномочия другим сотрудникам и остальные сотрудники организации. 

Этап 1

Зайдите в личный кабинет ЕИС. Перейдите в “Администрирование”, затем выберите раздел “Пользователи”. Появится список сотрудников, в котором можно выбрать, какому сотруднику доверить права. Нажав на значок ⋮, нужно перейти в “Права доступа пользователя” и наделить работника полномочиями. Не для всех полномочий нужна электронная доверенность, система выделит синим цветом права, для которых нужна доверенность. После выбора нужных прав нужно сохранить выбранные элементы. Далее система разместит информацию о сотруднике и полномочия в ЕРУЗ. Вам необходимо будет подтвердить, что данные введены верно и вы соглашаетесь на подписание и размещение информации. Нажмите “Подписать и разместить”.

Этап 2

ЕИС автоматически предложит выпустить доверенность на те полномочия, которые требуют наличие МЧД. Система заполнит автоматически практически все поля, в процессе создания проекта доверенности. Самим придется заполнить лишь основные сведения о доверенности, сведения о представителе и паспортные данные уполномоченного лица. 

В разделе “Основные сведения” укажите срок действия доверенности и в графе “Передоверие” вы можете наделить сотрудника правом передавать (передоверять) свои полномочия коллегам. 

Этап 3

Перепроверьте все данные и нажмите “Сохранить и подписать”. Далее нажмите “Разместить”, тем самым вы даете согласие на размещение МЧД в реестре. Далее разрешите размещение и подписание доверенности еще раз. И в конце нажмите “Подписать”. Теперь электронная доверенность создана и будет хранится в реестре. Ее можно скачать и распечатать. 

Как проверить наличие МЧД

Чтобы проверить наличие МЧД, руководитель может дать право “Просмотр всех доверенностей в реестре доверенностей” сотрудникам. В свою очередь, руководитель, вправе самостоятельно просматривать все доверенности в компании. 

Если же вы выпустили доверенность, но хотите наделить сотрудника новыми полномочиями, для этого необходимо отозвать действующую доверенность и выпустить новую. Для отмены существующей доверенности нужно создать заявление в ЕИС. 

 Как использовать доверенность

Электронные площадки взаимодействуют с ЕИС, соответственно все данные передаются на ФЭТП. Предположим, ваша компания-поставщик выиграла тендер. Заказчик отправит вам проект контракта без подписи. В личном кабинете электронной торговой площадки у работника появится возможность подписать проект. На некоторых ЭТП сведения о электронной доверенности в ЕИС появятся автоматически, но иногда их нужно будет внести вручную. Когда ваш сотрудник подпишет контракт, данные отобразятся в ЕИС. Заказчик, в свою очередь, сможет увидеть в ЕИС доверенность, информацию о ней и также подписать документ. Компания-поставщик тоже увидит документ (контракт), подписанный двумя сторонами и доверенность в личном кабинете ЭТП.